考えるべき就業規則には、必要なルールや方針・基準とは別に、従業員の管理に役立つ追加のルールがあります。必要な方針・基準以外にも、選択肢として多くの場合持つことが望ましい他の多くのルールがあります。
就業規則を作るときに、考える二つの方法
・一般的な行為や禁止事項のリストを作る方法
これは単純な就業規則です。
・特定の行為について詳しく決める方法
これは詳細な就業規則と方針です。
従業員の行動を管理するルールは、ビジネスが行う仕事の種類とそれが実行される条件に応じて決める必要がありますが、ビジネスに就業ルールや方針や基準の中には、何度も何度も出てくる基本的なルールがいくつかあります。
雇用主の中には、ルールをあまり細かく決めないでおくことが好きな人もいます。
このやり方のメリットは、雇用主がルールを守らせるときに自由度が高いことです。
1枚や2枚のシンプルな資料を作って、採用した人に渡すだけで済みます。
・遵守しなければならない安全規則
従業員が職場で安全に働くために守るべきルールを示します。例えば、機械や道具の正しい使い方や、危険な場所や状況の回避方法などがあります。
・欠勤および遅刻ポリシー(許容病欠日数と個人休日の報告方法)
従業員が仕事を休む場合や遅れる場合に守るべきルールを示します。例えば、病気や怪我などで休むことができる日数や、事前に連絡する方法や期限などがあります。
・作業時間を記録する方法 (タイム レコーダーやタイム シートを使用するなど)
従業員が仕事にかかった時間を記録する方法を示します。例えば、出勤時や退勤時にタイムカードを打刻するやり方や、自分で作業時間を記入するやり方などがあります。
・昼食時間と休憩のルール
従業員が仕事の合間に食事や休息をとるためのルールを示します。例えば、昼食時間や休憩時間の長さや回数や時間帯などがあります。
・残業ポリシー
従業員が定められた作業時間を超えて働く場合に守るべきルールを示します。例えば、残業の必要性や目的や範囲や手続きや報酬などがあります。
・ドレスコードまたは個人的な外観のルール
この項目は、従業員が職場で身につける服装や髪型やアクセサリーなどに関するルールを示します。例えば、制服の着用やカジュアルな服装の可否や色柄の制限や清潔感の確保などがあります。
・雇用主の財産の使用または損害を対象とする規則
従業員が職場で使用する雇用主の所有する物品や設備に関するルールを示します。例えば、使用許可や貸出手続きや返却期限や管理責任や故障時の対応などがあります。
・雇用主と顧客の機密情報の機密保持に関する規則
従業員が仕事で知り得た雇用主や顧客の秘密に関するルールを示します。例えば、機密情報の定義や取り扱い方や開示禁止範囲や漏洩時の対処法などがあります。
・従業員のインターネット・携帯電話利用に関する規程
従業員が職場でインターネットや携帯電話を利用する場合に守るべきルールを示します。例えば、利用目的や時間や内容や節度やセキュリティなどがあります。
・従業員の勤務形態やSNS利用に関する規定
従業員がどのように働くかや、SNSをどのように使うかに関するルールを示します。
例えば、リモートワークの条件や、SNSでの機密情報の漏洩防止などがあります。
職場問題に関する規定職場で起こりうる問題に対処するためのルールを示します。
例えば、セクシャルハラスメントやパワーハラスメントの防止や対応などがあります。
これらのルールは、従業員や雇用者の関係を良好に保ち、優れたビジネス慣行を守るために役立ちます。もちろん、これらのルールだけではなく、法律や契約に従うことが大切です。また、職場で起こりうるすべての問題に対応できるわけではありません。そのような場合は、適切な方法で対処する必要があります。
ビジネスは、安全で効率的に運営するために、合理的で明確なルールが必要です。
しかし、自分の職場で何がうまくいくかは、あなたが一番わかっています。そのため、具体的な問題に対処するためのルールを書面で作成することもできます。
また、特定のルールを選択した理由や、ルールに違反した場合の結果や規律を説明することも大切です。例えば、業務時間中に私用の電話やメールをすることは禁止されているというルールがある場合、それは仕事の集中力や生産性を低下させるからだという理由を伝えます。そして、このルールに違反した従業員は、懲戒や解雇などの処分を受ける可能性がありますという規律を明記します。
さらに、書面による方針や基準を従業員に伝える方法も考える必要があります。法的な要件がある場合は、労働者に周知を行わなければなりません。そうでない場合は、書面や口頭や電子通信など、最適だと判断した方法を選択しましょう。
最後に、就業規則の記載事項は雇用契約ではないことを明記することも忘れずに行ってください。
これは、就業規則の記載事項が将来的に変更される可能性があることや、就業規則の記載事項だけでは雇用関係のすべてを規定していないことを示すためです。
