労働者のための規則は法的に要求されるかもしれませんが、様々なオプションの職場規則も考慮されるべきです。慎重に選択された職場のルールは、あなたのビジネスを保護し、秩序ある前向きな職場環境を維持するのに役立ちます。
職場の従業員を効果的に管理するには、最小の企業でも就業規則を設定する必要があります。就業規則はあなたのビジネスとあなたの労働者を保護し、正しく実装され実行されれば、すべての人にとってより良い職場環境を作り、維持します。
中小企業の場合、ほとんどの就業規則はオプションです。
ただし、連邦法および州法により、喫煙、薬物、アルコール、セクシャルハラスメントなどの特定の職場の問題に関するポリシーをビジネスに提供し、投稿することが義務付けられている場合があります。法律で規制されている地域では、職場のルールを制定して遵守せざるを得ません。
では、なぜ不要な就業規則が必要なのでしょうか。就業規則が法律で義務付けられていなければ、わざわざ気にする理由はないと感じたくなります。ただし、就業規則を気にしないことで最初は時間を節約できるかもしれませんが、特に少なくとも少数の従業員がいる場合は、就業規則がないと将来的に問題が発生する可能性があります。
ビジネスに正式な就業規則を設けることは、たとえそれが必須でなくても、潜在的な責任からビジネスを保護し、従業員の質の高いワークライフを維持するのに役立つため、良い考えです。また、従業員が仕事だけでなく、行動や雇用関係の他の分野で何が期待されているかを理解していることを確認することもお勧めします。ルールが慎重に選択され、ビジネスに明確に関連し、公正に施行されている場合、職場と労働者をより適切に管理するのに役立ちます。
考えるべきオプションの就業規則
必要なルールとポリシーとは別に、従業員の管理に役立つ追加のルールを選択するオプションがあります。必要なポリシーを処理したら、オプションであるが多くの場合、持つことをお勧めします他の多くのルールからの選択に集中できます。
従業員の行動を管理するルールは、ビジネスが行う仕事の種類とそれが実行される条件を反映する必要がありますが、ビジネスに就業ルールやポリシーについて尋ねると、何度も何度も表示される基本的なルールがいくつかあります。
雇用主は、一般的に受け入れられている行為と禁止されている行為のリストで構成される単純な就業規則のセットを選択することも、特定の行動に対処する非常に詳細な就業規則と方針を持つこともできます。
一部の雇用主は、ルールをできるだけ一般的に保つことを好みます。このアプローチの利点は、雇用主が規則を施行する際に柔軟性を与えることです。1ページまたは2ページの簡単な配布資料を作成して、採用時に各人に配布することができます。
- 遵守しなければならない安全規則
- 欠勤および遅刻ポリシー(許容病欠日数と個人休日の報告方法)
- 作業時間を記録する方法 (タイム レコーダーやタイム シートを使用するなど)
- 昼食時間と休憩のルール
- 残業ポリシー
- ドレスコードまたは個人的な外観のルール
- 雇用主の財産の使用または損害を対象とする規則
- 雇用主と顧客の機密情報の機密保持に関する規則
- 従業員のインターネット・携帯電話利用に関する規程
一部の中小企業の経営者は、職場での勧誘や販売、月明かりを含む従業員の政治的および非番の活動など、他の一般的な職場の問題に関する詳細を含めることが適切であると感じる場合があります。一部の中小企業の経営者が対処したいと思うかもしれないいくつかの最近の問題には、誰がリモートで働くことができるか、そして従業員がソーシャルメディアで何を共有できるかに関するポリシーが含まれます。
また、ルールのリストに、このリストが排他的ではないことを思い出させることをお勧めします。次のようなステートメントを含めることができます。
「違法または優れたビジネス慣行および良好な従業員と雇用者の関係に反すると見なされるすべての活動のリストを提示することは非現実的です。これはあくまでもガイドラインです。
通常、ビジネスの安全で効率的な運営に合理的かつ明確に関連するルールが最適です。一般的に、従業員がこれらのことを知っていることが期待されるので、盗みや不服従のようなものが禁止されていると言う必要はありません。しかし、あなたはあなたの職場で何がうまくいくかについての最良の判断者です。したがって、必要に応じて、そのような問題に対処する書面によるルールを作成できます。
また、インクルージョンに特定のルールを選択した理由を説明し、ルールに違反した場合に従業員が期待する可能性のある結果と規律を説明することもできます。ある程度の柔軟性が必要な場合は、「これらの行動に従事していることが判明した従業員は、懲戒、警告、一時解雇、解雇などの懲戒処分の対象となります」などの一般的なステートメントを含めることができます。
場合によっては、書面によるポリシーを従業員に投稿または配布する必要がある場合があります。ただし、これらの要件がない場合は、書面、口頭、電子通信など、最適と思われる方法で就業規則を従業員に伝えることを選択できます。
また、就業規則のリストは雇用契約を意図していないという免責事項を含めることもできます。
就業規則は、従業員を解雇または懲戒するときにビジネスを保護するのに役立ちます
一連の堅実な作業ルールを持つことの最も説得力のある理由の1つは、それらがあなたのビジネスを保護できることです。多くの雇用主は、規則を持つことで、法的および財政的責任から彼らを保護し、従業員の管理と懲戒の自由度を高めることができるため、規則を持っています。実施されていた就業規則や方針の証拠は、従業員が不法解雇や差別の主張などの雇用関連の主張を行う場合に、雇用主によってしばしば導入されます。
従業員数が非常に少ない一部の雇用主は、法律で義務付けられている就業規則のみを使用することを選択します。なぜでしょうか。特定の活動に関する作業規則がないため、独自の特定の状況に基づいて各状況を処理する自由度が高まります。あなただけがこの問題に取り組む方法の裁判官になることができます。
明確な職場のルールを持つことがビジネスの保護にどのように役立つか
あなたが従業員を解雇するとき、あなたはあなたの推論とあなたの行動が健全で防御可能であることを望んでいます。従業員に伝えられた就業規則を明確に述べていたと助かります。次に、就業規則に違反した従業員は、その行為が受け入れられず、そのような行動が解雇につながる可能性があることを知ってそうします。
合理的な就業規則の存在と目的を認識しているが、それを無視することを選択した従業員は、規則の存在を従業員に伝えなかった場合よりも、あなたが取る可能性のある懲戒処分に異議を唱えるのに苦労するでしょう。漸進的な懲戒ポリシーを実施したい場合は、それがどのように機能し、どの違反がどの警告と罰に値するかを従業員に説明することをお勧めします。
以前に伝えられた方針や規則がない場合、従業員は雇用主が彼または彼女を解雇する際に恣意的または差別的でさえあったと信じるかもしれません。
例：従業員の Rachel は、ビジネス用コンピュータを個人的な業務に使用しています。従業員が個人的なビジネスでオフィス機器を使用することに関する正式なポリシーはありませんが、解雇の原因であると感じたため、レイチェルを解雇します。レイチェルが自分のしたことが彼女を解雇することを知っていたことを証明する方法はありません。
ビジネス機器の個人的な使用に対する明確なポリシーを持つことは、彼女がそれに異議を唱えようとした場合、なぜあなたがレイチェルを解雇したのかについてのあなたの立場を強化するでしょう。
明確な就業規則を持つことのもう一つの利点は、従業員が許容できる行動とそうでない行動を確実に理解するのに役立つことです。何が必要かを明確に定義し、遵守しなかった場合の結果により、就業規則違反に一貫して対応することが容易になります。曖昧なルールやルールの不均一な施行は、あなたの行動を恣意的または差別的として挑戦することになります。
例：ジャックとロジャーは会社の時間に戦いに巻き込まれます。あなたは戦いを解散し、ジャックが最初のパンチを投げたことを知ります。ジャックが戦いを始めたので、あなたはジャックを一時停止します。ロジャーが戦いを始めなかったので、あなたはロジャーを一時停止しません、そして彼を罰することは公平ではないようです。
仕事で戦う従業員は停職になるという単純な戦いに対するポリシーがある場合、関係する従業員の1人であるジャックのみを停職にしたため、問題が発生します。しかし、あなたの方針が、勤務時間中に戦闘は受け入れられないこと、およびパンチを投げたり、戦闘を開始した従業員は停止されることを明確に述べている場合、あなたはあなたの行動を守るためのはるかに良い立場にあります。
ルールを作成する際には、従業員のニーズや状況に敏感に配慮してください。ルールを施行する際には、常に一貫性と公平性を保ちます。そうすれば、従業員を懲戒処分する必要がある場合、あなたの行動は防御可能になります。
事業設立オプション
事業設立オプション
就業規則を選択する際の考慮事項
就業規則は、従業員が効果的に働くことができる、働きやすい整然とした雰囲気を作り、維持するのに役立ちます。そのような雰囲気を作り出すことは、従業員が満足しているときにより創造的で生産的になる傾向があるため、雇用主としてのあなたの利益になります。
就業規則は、次の方法で仕事の質を向上させるのに役立ちます。
- 従業員が尊厳と敬意を持って扱われる雰囲気を作る
- 従業員が専門的かつ安全な方法で行動できるようにするのに役立ちます
- あなたとあなたの従業員との間のオープンなコミュニケーションを奨励する
- すべての従業員が公正に扱われ、同じルールに従うようにする
しかし、就業規則と労働生活の質の関係は重要なものであるため、就業規則が不合理、不適切、または強制されていない場合、規則は実際に従業員の士気を損なう可能性があります。
適切かつ合理的な就業規則の選定
すべての従業員の行動はいくつかの基本的な就業規則によって管理されるべきですが、あなたが選択する特定の就業規則は、あなたの従業員が行う仕事と彼らが従う労働条件にとって適切かつ合理的でなければなりません。
例：従業員が定期的に顧客と会う企業は、従業員が寒い季節に外で肉体労働を行う企業よりも、制限的なドレスコードの必要性が高い場合があります。
同様に、成功が企業秘密と機密情報に依存している企業は、成功が企業秘密や機密情報に依存しない企業よりも、競業避止または機密保持ポリシーの必要性が高くなります。
特定のルールやポリシーの作成を検討している場合は、いくつかの質問を自問することで、それがビジネスに適しているかどうかを判断できます。それらの質問の中には次のものがあります:
- このポリシーは、すべての従業員に均等に適用されたとしても、ある従業員 (または従業員のグループ) に別の従業員よりも不釣り合いに影響を与えますか?
- このポリシーは、従業員の仕事を考慮して本当に必要ですか?
- この方針は労働条件に照らして過度に制限されていますか?
- このポリシーに健全なビジネス上の正当性はありますか?
- このポリシーはどのような状況で使用されますか?
- 過去に、このポリシーが適用され、有用であったであろう状況がありましたか?
- このポリシーを施行する意思はありますか?
- このポリシーを管理および実施するには、どのようなドキュメントが必要ですか?
- このポリシーを管理および実施するために必要な時間と労力は、ポリシーを持つことの利点を上回りますか?
- この規則を破ったり、この方針に従わなかったりした人はどうなりますか?
- 他の企業や同僚にも同様のポリシーがありますか?彼らは彼らについてどう思いますか?それらは有用ですか、それとも面倒ですか?
過度に制限された就業規則を避ける
過度に制限された就業規則は問題になる可能性があります。彼らは従業員に不必要な困難を生み出すだけでなく、たとえそうでなくても、従業員の感情やニーズについて不合理で無関心に見えるようにすることもできます。ルールがある場合は、ビジネス関連の正当な理由を尋ねる従業員にルールを与えることができるはずです。理由は従業員の仕事に明確に関連している必要があり、就業規則の形で従業員に個人的な意見や信念を押し付けるべきではありません。
例：ロジャーが仕事の面接を受け、その後雇われたとき、彼はきれいに剃っていました。彼が仕事の初日に報告したとき、ロジャーはあごひげを生やしていました。雇用主は、従業員が顔の毛を持つことを禁止する方針を持っていました。
雇用主はロジャーにあごひげを剃るように頼んだが、ロジャーはそれが彼の個人的な自由の侵害であると感じたので拒否した、そしてさらに重要なことに、誰も彼にこの規則が存在する正当な理由を与えなかった。その結果、雇用主はロジャーを解雇した。
ここには勝者はいません。雇用主は良い従業員を失い、従業員は良い仕事を失いました。雇用主は、従業員を置き換えるためにより多くの時間とお金を費やす必要があります。
上記の例では、雇用主が従業員がひげを剃るのを嫌がっていることに気付いたときに、ひげに対するポリシーがある理由を説明するためのより良いアプローチがあった可能性があります。従業員に考えを変えさせるのに十分だったかもしれません。雇用主が正当な理由を思い付くことができなかった場合、おそらく雇用主はこの方針を持つことを再考する必要があります。
ルールが否定的に認識されないようにする
就業規則が過度に制限されていると認識されないようにするために大いに役立つ、できることはたくさんあります
- 就業規則の作成で従業員からの意見を得る: 従業員がプロセスに関与している場合、従業員は就業規則を受け入れて遵守する可能性が高くなります。
- 繰り返しになりますが、健全なビジネス上の正当性を持つルールを持つことは、それらをより適切に見せるだけでなく、意図しない結果をもたらす可能性のあるルールの作成を回避するのに役立ちます。
