運用が肝心！【副業・兼業と就業規則】6

運用が肝心！－社内運用と変更対応の実務ノウハウ

「就業規則を整備したが、従業員にどう説明すればいいのか」「申請が来たときの承認基準が曖昧」「一度決めた制度をどうやって見直せばいいのか」

前回までに副業制度の設計からトラブル対応まで解説してきましたが、制度は作って終わりではありません。適切な周知、円滑な運用、定期的な見直しがあって初めて、実効性のある制度となります。本回では、副業制度を継続的に運用していくための実務ノウハウを詳しく解説します。

制度の成否は運用にかかっています。どんなに優れた規定を作っても、従業員が理解していなければトラブルの原因となり、運用体制が整っていなければ現場が混乱します。

副業制度の社内周知方法と従業員説明のポイント

副業制度を導入する際、従業員への丁寧な説明が不可欠です。「知らなかった」「聞いていない」というトラブルを防ぐため、多様な方法で周知を行います。

周知のタイミングと段階的アプローチ

副業制度の周知は、以下の段階で行うことが効果的です。

導入前段階:制度導入の予告

就業規則改定の1〜2か月前に、副業制度導入を検討していることを従業員に伝えます。この段階では具体的な内容よりも、「会社として副業を前向きに検討している」というメッセージを伝えることが重要です。

社内掲示板への掲載、朝礼での口頭説明、社内メールでの通知など、複数の方法を組み合わせます。

導入決定時:制度の詳細説明

就業規則の改定が決定したタイミングで、制度の詳細を説明します。このタイミングが最も重要な周知機会となります。

導入後:継続的な情報提供

制度運用開始後も、定期的に制度内容を周知します。新入社員への説明や、年度初めの再周知など、継続的な情報提供により制度の定着を図ります。

効果的な周知方法

全体説明会の開催

全従業員を対象とした説明会を開催します。

説明会の構成例(60分)

1. 導入の背景と目的(5分)
   • なぜ副業制度を導入するのか
   • 会社が期待すること
2. 制度の概要説明(15分)
   • 就業規則の該当条文の解説
   • 許可制/届出制の説明
   • 対象者と対象外となる場合
3. 申請・届出の手続き(15分)
   • 届出書の記入方法
   • 提出先と提出期限
   • 審査の流れと所要期間
4. 禁止事項と注意点(15分)
   • 秘密保持義務
   • 競業避止義務
   • 労働時間管理の重要性
   • 健康管理の注意点
5. 質疑応答(10分)

説明資料の配布

口頭での説明だけでなく、書面での資料配布が重要です。

配布資料に含めるべき内容

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副業・兼業制度のご案内
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1. 制度の目的
当社では、従業員の皆様の自律的なキャリア形成と、多様な働き方の実現を支援するため、副業・兼業制度を導入しました。

2. 対象者
正社員、契約社員(ただし、試用期間中の従業員を除く)

3. 手続き
副業を希望する場合は、「副業・兼業届出書」を人事部に提出してください。
提出期限:副業開始予定日の2週間前まで

4. 認められる副業
勤務時間外において、本業に支障をきたさない範囲での副業が認められます。

5. 禁止される副業
以下の副業は禁止されます。
□ 競合他社での副業
□ 会社の機密情報を使用する副業
□ 会社の信用を損なう副業
□ 本業に支障をきたす副業

6. 注意事項
□ 労働時間の通算管理が必要です
□ 確定申告が必要になる場合があります
□ 社会保険の取り扱いが変わる場合があります
□ 定期的な報告が必要です

7. よくある質問(FAQ)
Q1: 副業での収入に制限はありますか?
A1: 収入額の制限はありませんが、本業に支障をきたす場合は制限することがあります。

Q2: 土日だけの副業も届出が必要ですか?
A2: はい、勤務日に関わらず、すべての副業について届出が必要です。

Q3: 副業先の会社名を伏せることはできますか?
A3: 競業関係や情報漏洩のリスクを判断するため、会社名の記載が必要です。

8. 問い合わせ先
人事部 労務担当
内線:○○○○
メール:jinji@example.com

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社内イントラネットへの掲載

社内イントラネットやポータルサイトに、副業制度の専用ページを作成します。

掲載内容

• 就業規則の該当条文
• 届出書のダウンロード
• 記入例とガイド
• FAQ
• 問い合わせ先

従業員がいつでも確認できる環境を整備することで、制度への理解が深まります。

部門別説明会の実施

全体説明会に加えて、部門別の説明会を実施することで、より具体的な質問に対応できます。

例えば、営業部門では顧客情報の取り扱い、技術部門では技術情報の保護、管理職には部下の副業管理方法など、それぞれの立場に応じた説明を行います。

従業員への説明で強調すべきポイント

ポジティブなメッセージ

副業制度は制限や管理のためではなく、従業員のキャリア形成を支援するためのものであることを強調します。

「会社は皆さんの成長を応援します」「多様な経験を本業にも活かしてください」といった前向きなメッセージを伝えることで、制度への理解と協力が得られやすくなります。

ルール遵守の重要性

一方で、守るべきルールは明確に伝えます。

「届出は必須です」「秘密情報は絶対に漏らさないでください」「本業がおろそかになっては困ります」といった点を、理由とともに丁寧に説明します。

会社が支援する姿勢

副業を行う従業員を会社が支援する姿勢を示します。

「困ったことがあれば相談してください」「健康管理もサポートします」「制度は柔軟に見直していきます」といったメッセージにより、従業員が安心して副業に取り組める環境を作ります。

申請・承認フローの設計と効率的な運用体制

副業制度を円滑に運用するには、明確な申請・承認フローと、効率的な運用体制の構築が不可欠です。

申請・承認フローの基本設計

標準的なフローの例

【従業員】
  ↓
①副業届出書の作成・提出
  ↓
【直属の上司】
  ↓
②一次確認(業務への影響確認)
  ↓
【人事部】
  ↓
③形式チェック・内容審査
 - 届出書の記入漏れ確認
 - 禁止事項該当性の判断
 - 労働時間通算の計算
 - 社会保険の取り扱い確認
  ↓
④必要に応じて本人ヒアリング
  ↓
【決裁者(部門長または人事部長)】
  ↓
⑤最終承認
  ↓
【人事部】
  ↓
⑥本人への通知
⑦台帳への記録
⑧関係部署への情報共有

各段階での確認ポイント

①従業員による届出書作成

• 記入例を参考に、すべての項目を正確に記入
• 必要書類(副業先の雇用契約書等)の添付
• 期限内の提出

②直属の上司による一次確認

• 本業の業務遂行に支障がないか
• 現在の業務量と副業の両立可能性
• 疲労による業務の質の低下リスク

③人事部による審査

• 届出内容の正確性確認
• 就業規則の禁止事項該当性判断
• 労働時間通算の必要性と計算
• 社会保険加入要件の該当性
• 過去のトラブル事例との照合

④本人ヒアリング(必要時)

• 記載内容に不明点がある場合
• 禁止事項に抵触する可能性がある場合
• グレーゾーンの判断が必要な場合

⑤最終承認

• 人事部の審査結果に基づく最終判断
• 条件付き承認の場合は条件の明示
• 不承認の場合は理由の明確化

⑥本人への通知

• 承認/不承認の結果を文書で通知
• 条件付き承認の場合は条件を明記
• 注意事項や定期報告の義務を説明

処理期間の設定

申請から承認までの標準処理期間を設定し、従業員に明示します。

標準処理期間の例

• 申請受理から承認まで:2週間以内
• ヒアリングが必要な場合:3週間以内
• 複雑な案件:1か月以内

処理期間を明示することで、従業員は計画的に副業を開始でき、企業側も期限内に処理する責任が明確になります。

効率的な運用体制の構築

担当部署と役割分担

副業管理の担当部署を明確にします。一般的には人事部が担当しますが、企業規模や組織体制に応じて柔軟に設定します。

人事部の役割

• 届出書の受理と形式チェック
• 禁止事項該当性の判断
• 労働時間・社会保険の確認
• 台帳管理と定期報告の管理
• 制度の運用改善

直属の上司の役割

• 業務への影響の判断
• 日常的な勤怠・健康状態の確認
• 問題発生時の初動対応

法務部門の役割(大企業の場合)

• 競業性の法的判断
• 秘密保持契約違反のリスク評価
• トラブル発生時の法的対応

管理台帳の整備

副業を行う従業員の情報を一元管理する台帳を整備します。

台帳に記録すべき項目

電子化とシステム活用

可能であれば、副業管理をシステム化することで、効率的な運用が実現します。

システム化のメリット

• 申請から承認までのワークフロー自動化
• 台帳管理の効率化
• 労働時間の自動集計
• 定期報告の督促自動化
• データ分析による制度改善

中小企業でシステム導入が難しい場合は、Excelでの管理やクラウドサービスの活用も検討します。

判断に迷うケースへの対応

副業の承認判断に迷うグレーゾーンのケースがあります。このような場合の対応方針を事前に決めておきます。

判断基準の明確化

グレーゾーンの判断基準を文書化します。

例:同業種での副業の判断基準

審査会議の設置

判断が困難な案件については、複数の関係者で協議する審査会議を設置します。

審査会議のメンバー例

• 人事部長(議長)
• 法務担当者
• 該当部門の部門長
• 必要に応じて外部専門家(社労士、弁護士)

定期的(月1回等)に開催し、pending案件を審議します。

過去事例のデータベース化

承認・不承認の判断事例をデータベース化し、今後の判断材料とします。

【事例No.001】
申請内容:競合A社でのコンサルティング業務
判断:不承認
理由:明確な競業に該当。顧客層が完全に重複。
日付:2025年○月○日

【事例No.002】
申請内容:異業種B社での週末アルバイト
判断:条件付き承認
条件:月の労働時間合計が180時間を超えないこと
理由:業種は異なるが、総労働時間が長くなる懸念
日付:2025年○月○日

定期的な運用監査と制度見直しのタイミング

副業制度は一度導入して終わりではなく、継続的な監査と見直しが必要です。運用状況を定期的にチェックし、問題点を早期に発見して改善することで、実効性の高い制度を維持できます。

運用監査の目的と実施頻度

運用監査の目的

副業制度の運用監査には、以下の目的があります。

• 制度が適切に運用されているかの確認
• 従業員の届出義務の履行状況確認
• トラブルや問題の早期発見
• 制度改善のための課題抽出
• 法令改正への対応状況確認

実施頻度の設定

組織規模や副業実施者数に応じて、適切な頻度を設定します。

推奨頻度

• 月次チェック:副業実施状況の基本確認
• 四半期監査:詳細な運用状況の確認
• 年次監査:制度全体の包括的な見直し

月次チェックの実施項目

日常的な運用管理として、毎月以下の項目をチェックします。

チェック項目

□ 新規届出の処理状況

• 未処理の届出はないか
• 処理期間は基準内か

□ 労働時間の報告状況

• 定期報告が提出されているか
• 過重労働者はいないか

□ 健康管理状況

• 体調不良の訴えはないか
• 遅刻・欠勤の増加はないか

□ トラブルの発生

• 秘密情報漏洩の疑いはないか
• 業務品質の低下はないか

月次チェックシートの例

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副業制度 月次チェックシート(○○年○月分)
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1. 副業実施者数
   前月末: ○○名
   今月末: ○○名
   増減: +/- ○名

2. 新規届出処理状況
   今月受理件数: ○件
   承認: ○件
   条件付き承認: ○件
   不承認: ○件
   審査中: ○件

3. 労働時間管理
   月80時間超の該当者: ○名
   月100時間超の該当者: ○名(要注意)
   報告未提出者: ○名

4. 健康管理
   産業医面談実施: ○名
   体調不良の訴え: ○名
   休職・療養: ○名

5. トラブル・問題
   □ なし
   □ あり(内容:               )

6. 改善が必要な事項
   -
   -

確認者:              日付:
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四半期監査の実施内容

3か月ごとに、より詳細な監査を実施します。

監査項目

制度運用の適正性

• 届出から承認までのプロセスが規定通りか
• 承認基準が一貫して適用されているか
• 類似案件で判断にばらつきがないか

従業員の遵守状況

• 届出内容と実態に乖離はないか
• 定期報告が正確に行われているか
• 禁止事項の違反はないか

労働時間管理の状況

• 労働時間通算が適切に行われているか
• 過重労働者への対応が適切か
• 管理モデルの運用は適切か

健康管理の実施状況

• 定期面談が計画通り実施されているか
• 健康診断結果のフォローアップは適切か
• 産業医との連携は機能しているか

社会保険の取り扱い

• 二以上事業所勤務届の提出漏れはないか
• 保険料の按分計算は正確か
• 雇用保険の適用誤りはないか

監査結果の記録と報告

四半期監査の結果は報告書にまとめ、経営層や関係部門に報告します。

報告書の構成例

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副業制度 四半期監査報告書
対象期間:2025年7月~9月
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■ 1. 運用状況サマリー
・副業実施者数:○名(前期比+○名)
・新規承認件数:○件
・制度利用率:全従業員の○%

■ 2. 適正性評価
【良好な点】
・届出処理が期限内に完了している
・過重労働者への面談が適切に実施されている

【改善が必要な点】
・定期報告の未提出者が○名存在
・労働時間通算の計算誤りが○件発見

■ 3. トラブル・問題事例
・事例1:秘密情報漏洩の疑い(調査中)
・事例2:競業疑義案件の発生(不承認処理)

■ 4. 改善提案
1. 定期報告の督促を自動化
2. 労働時間通算の計算マニュアル整備
3. 秘密保持に関する再教育の実施

■ 5. 次期の重点項目
・定期報告の提出率向上
・労働時間管理の精度向上
・秘密保持教育の徹底

作成日:2025年10月1日
作成者:人事部
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年次監査と制度見直し

年に1回、制度全体を包括的に見直します。

年次監査の実施項目

制度利用状況の分析

• 年間の届出件数推移
• 部門別・年齢別の利用状況
• 副業の業種・職種の傾向
• 承認率と不承認理由の分析

効果測定

• 従業員満足度への影響
• 離職率の変化
• 採用活動への効果
• 業務パフォーマンスへの影響

課題の整理

• 運用上の問題点の抽出
• 従業員からの要望・苦情の分析
• 他社事例との比較
• 法令改正への対応状況

制度見直しの検討

年次監査の結果を踏まえて、制度の見直しを検討します。

見直しを検討すべきケース

□ 届出件数が想定より大幅に多い/少ない
□ 不承認率が高い
□ トラブルが頻発している
□ 従業員から制度改善の要望が多い
□ 法令改正により対応が必要
□ 他社の先進事例が参考になる

見直しの方向性例

• 許可制から届出制への変更(または逆)
• 禁止事項の明確化または緩和
• 労働時間上限の見直し
• 届出様式の簡素化
• 承認フローの効率化
• 定期報告頻度の変更

法令改正への対応

労働関係法令は頻繁に改正されるため、定期的に最新情報をチェックし、必要に応じて制度を見直します。

チェックすべき法令改正

• 労働基準法の改正
• 労働契約法の改正
• 労災保険法の改正
• 社会保険関連法の改正
• 厚生労働省ガイドラインの改定

改正情報の入手方法

• 厚生労働省のウェブサイト
• 労働基準監督署からの通知
• 社会保険労務士からの情報提供
• 業界団体の情報発信
• 専門誌や研修会

法令改正に対応した制度見直しは、施行日までに完了させる必要があります。余裕を持った準備が重要です。

就業規則変更時の手続きと従業員合意の取り方

副業制度を導入する際、または見直す際には、就業規則の変更手続きが必要です。適切な手続きを踏むことで、法的に有効な規定となります。

就業規則変更の法的要件

労働基準法第89条・第90条の手続き

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・変更時に以下の手続きが必要です。

1. 従業員代表の意見聴取
2. 意見書の添付
3. 労働基準監督署への届出

従業員代表の選出

従業員代表は、以下のいずれかです。

• 労働組合がある場合:過半数で組織する労働組合
• 労働組合がない場合:従業員の過半数を代表する者

従業員代表は、民主的な方法(投票、挙手等)で選出し、管理監督者は代表になれません。

意見聴取の実施

就業規則の変更案を従業員代表に提示し、意見を聴取します。

重要なのは「同意」ではなく「意見聴取」であることです。従業員代表が反対意見を述べても、意見を聴いた事実があれば手続きは有効です。

意見書の作成

従業員代表から意見書を提出してもらいます。

意見書の例

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就業規則変更に関する意見書
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株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○ 殿

就業規則の変更について、下記の通り意見を述べます。

【変更内容】
第○条(副業・兼業)の新設

【意見】
従業員の多様な働き方を支援する制度として賛成します。
ただし、過重労働とならないよう、会社として適切な健康管理をお願いします。

2025年○月○日

従業員代表 ○○ ○○ 印
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労働基準監督署への届出

変更した就業規則と意見書を添付して、事業場を管轄する労働基準監督署に届け出ます。

届出書類

• 就業規則(変更)届
• 変更後の就業規則(2部)
• 従業員代表の意見書
• 変更箇所を明示した新旧対照表(推奨)

届出の時期
変更の効力発生日以前に届け出る必要があります。余裕を持って1か月前程度に届け出ることが望ましいです。

不利益変更への対応

副業を新たに認める場合は、従業員に有利な変更であるため、特段の問題はありません。しかし、既に副業を認めていた企業が制限を厳しくする場合は、不利益変更として慎重な対応が必要です。

不利益変更の有効性判断

労働契約法第10条により、就業規則の不利益変更が有効となるためには、以下の要件を満たす必要があります。

• 変更の合理性があること
• 従業員への周知が適切に行われること

合理性の判断要素

• 労働者の受ける不利益の程度
• 労働条件の変更の必要性
• 変更後の就業規則の内容の相当性
• 労働組合等との交渉の状況
• その他の事情

不利益変更を行う場合の手順

1. 変更の必要性の明確化(なぜ制限を厳しくするのか)
2. 従業員への丁寧な説明
3. 従業員代表との十分な協議
4. 経過措置の検討(既に副業している従業員への配慮)
5. 個別同意の取得(可能な限り)

従業員への周知方法

就業規則を変更した後、従業員への周知が法的に義務付けられています(労働基準法第106条)。

周知方法

以下のいずれかの方法により周知します。

• 常時各作業場の見やすい場所への掲示または備え付け
• 書面の交付
• 磁気テープ、磁気ディスク等に記録し、各作業場に労働者が記録内容を常時確認できる機器を設置

実務的な周知方法

複数の方法を組み合わせることで、確実な周知を図ります。

1. 社内掲示板への掲示
2. 全従業員への説明会開催
3. 社内イントラネットへの掲載
4. 個別配布(手渡しまたはメール)
5. 朝礼等での口頭説明

周知の記録保存

周知を行った事実を記録として残します。

• 説明会の開催記録(日時、参加者、配布資料)
• 配布記録(配布日、配布方法、受領確認)
• イントラネット掲載の証跡(画面キャプチャ等)

トラブル発生時に「周知されていなかった」という主張を防ぐため、記録の保存は重要です。

個別同意の取得

法的には意見聴取で足りますが、トラブル予防の観点から、可能な限り個別同意を取得することが望ましいです。

同意書の例

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就業規則変更に関する同意書
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私は、就業規則第○条(副業・兼業)の新設について、説明を受け内容を理解しました。
この変更に同意します。

2025年○月○日

所属:
氏名:                    印
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全従業員から同意書を取得することで、後のトラブルを大幅に減らすことができます。

まとめ:継続的な運用が制度の成否を決める

第6回では、副業制度の社内周知、運用体制、定期監査、就業規則変更の手続きについて詳しく解説しました。

制度は作って終わりではなく、適切な周知、円滑な運用、定期的な見直しがあって初めて実効性のあるものとなります。特に、従業員への丁寧な説明と、継続的なモニタリングが重要です。

月次・四半期・年次の定期的な監査により、問題を早期に発見し改善することで、従業員にも企業にもメリットのある副業制度を維持できます。

次回は、副業を組織戦略と人材育成の観点から捉え直し、単なる制度としてではなく、企業の成長に繋げるための視点を解説します。

次回予告:第7回「副業は企業の武器になる！組織戦略と人材育成の視点」では、副業を人材育成と企業成長の機会として活用する方法、社外経験を本業に活かす仕組みづくり、優秀な人材確保・定着のための副業制度設計など、戦略的な活用方法を詳しく解説します。